随著(zhe)企業信息化(huà)建設的(de)不斷發展與進步，企業在管理(lǐ)中也(yě)開始實現數字化(huà)應用(yòng)，逐漸将企業日常辦公信息化(huà)，企業電子信息數據主要以結構化(huà)的(de)數據庫和(hé)非結構化(huà)的(de)文檔數據庫爲主，但音(yīn)頻(pín)視頻(pín)文件、資料合同等電子文檔并沒有進行規範化(huà)的(de)管理(lǐ)，因此企業文檔管理(lǐ)系統對(duì)于企業日常辦公管理(lǐ)尤爲重要。
傳統的(de)文檔管理(lǐ)大(dà)多(duō)是依靠人(rén)工對(duì)紙質文檔歸檔整理(lǐ)，随著(zhe)企業規模增大(dà)、各類業務文檔數量增長(cháng)、儲存紙質文檔的(de)空間需求不斷增加，這(zhè)種管理(lǐ)模式極易造成混亂，且檢索時(shí)間長(cháng)，不僅導緻文檔管理(lǐ)效率低下(xià)，一旦出現文檔破損丢失等問題，會給企業帶來(lái)一定的(de)經濟損失。
什(shén)麽是企業文檔管理(lǐ)系統？
企業文檔管理(lǐ)系統不僅能夠幫助企業将内部各類文書(shū)、紙質文件、購(gòu)銷合同等電子類文檔進行綜合管理(lǐ)，同樣針對(duì)以往傳統文檔管理(lǐ)方式的(de)弊端進行規範，簡化(huà)了(le)繁瑣的(de)管理(lǐ)工作流程，提高(gāo)了(le)電子文檔管理(lǐ)的(de)工作效率，協助企業文檔信息越來(lái)越智能化(huà)。
企業文檔管理(lǐ)系統能夠幫助企業實現哪些功能？
一個(gè)優質的(de)文檔管理(lǐ)系統需要具備對(duì)現有文檔進行管理(lǐ)，還(hái)需要能夠準确快(kuài)速的(de)将新的(de)紙質文檔進行電子錄入、存儲以及團隊共享，在存儲紙質文檔時(shí)可(kě)以自動識别文檔内容并輸出文字信息，文檔分(fēn)類歸檔後團隊共享浏覽，方便員(yuán)工與管理(lǐ)者協同辦公，保證文檔信息更新的(de)及時(shí)性和(hé)統一性。
文檔管理(lǐ)簡單來(lái)說是爲了(le)解決企業與個(gè)體之間的(de)文檔管理(lǐ)混亂，知識孤立等問題，目的(de)是将所有企業文件集中起來(lái)，能夠有序且高(gāo)效地進行分(fēn)類整合、同步及管理(lǐ)，從而構建企業專屬的(de)文件資源庫。
文檔管理(lǐ)過程中文檔的(de)存儲也(yě)同樣需要依托于計算(suàn)機網絡技術，将内外部文檔統一錄入傳輸到系統當中，而文檔的(de)錄入也(yě)是多(duō)樣性，面對(duì)紙質類文檔，管理(lǐ)系統基于OCR及圖形處理(lǐ)技術研發智能文字識别，無論是雜(zá)志、報紙、書(shū)本都可(kě)以通(tōng)過OCR智能輕松識别轉換成文字，形成電子文檔并上傳。
通(tōng)過雲存儲方式來(lái)實現企業文檔的(de)集中存儲、統一管控，文檔管理(lǐ)系統不僅僅是單純的(de)存儲電子文檔，也(yě)同樣支持企業在系統中進行文檔的(de)實時(shí)更新以及文檔的(de)導入導出，科學管理(lǐ)文檔不僅能夠确保企業文檔的(de)安全性也(yě)全面提高(gāo)團隊與個(gè)人(rén)的(de)工作效率。
閃信智慧文庫系統的(de)開發在實現以上功能的(de)基礎上，爲了(le)協助特定行業加快(kuài)建設文檔管理(lǐ)智能化(huà)與流程化(huà)，利用(yòng)互聯網爬蟲采集技術解決了(le)企業文檔編寫與文檔檢索的(de)難點。讓特定行業或特定業務在文檔編寫過程中進行分(fēn)類素材的(de)全方位搜索，精準的(de)獲取有效信息，有效提高(gāo)文案編寫素材的(de)檢索效率，爲企業建立專屬内部文件資源庫起到重要作用(yòng)，讓文檔管理(lǐ)工作更簡單便捷。
